Toma de inventarios: 10 consideraciones para tener en cuenta.



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En la planeación de inventarios se deben tener en cuenta 10 factores importantes para minimizar la probabilidad de errores. Estos son:

  1. Pre-inventario: para garantizar el éxito del proceso, es importante contar con un trabajo previo, para esto, se requiere facilitar al personal la ubicación e información de artículos, información distinta o inexistente de los artículos, ubicaciones, pues permitirá que el proceso de conteo sea un proceso más eficaz.
     
  2. Definir el proceso: es importante definir el tipo de conteo que se va a establecer para la toma de inventarios, existen tres tipos de conteos, el primero se basa en hacer un barrido al 100% y tomar como punto de referencia la información de los registros, en el segundo conteo se pueden corregir o validar las diferencias que se tomaron en el primero y el último es el conteo entre el jefe de almacén y el responsable del inventario.
     
  3. No detener la operación: para que la operación no se vea afectada por el conteo, se debe llevar un control en paralelo, evitando el cierre total de las operaciones del almacén.
     
  4. Último conteo: es necesario que este el último conteo sirva para asegurar y verificar la diferencia encontrada y que sea aceptada por el jefe del almacén.
     
  5. Revisión de las diferencias: se debe verificar y revisar detalladamente si las diferencias encontradas en el conteo se deben a errores operativos y/o justificar la diferencia.
     
  6. Ajustar las diferencias: estas deben ser ajustadas por un responsable externo al almacén, donde este indicará las cantidades reales y encontradas en el sistema de forma transparente.
     
  7. Incidencias: llevar un listado que permita identificar cuales fueron los errores que se presentaron al momento de hacer el conteo o al registrar las cantidades, proporcionará la corrección de las diferencias en el inventario.
     
  8. Continuar con la operación: no es aconsejable reiniciar las labores del almacenamiento para realizar el conteo y sustentar las diferencias encontradas, pues podrán incrementarse las diferencias durante este periodo por los mismos o nuevos errores.
     
  9. Realizar el inventario por el personal de la empresa: cuando hay artículos que cuentan con un grado de complejidad para el reconocimiento, es preferible realizar la tarea con el personal de la empresa.
     
  10. Inventarios cíclicos: monitorear constantemente el inventario reducirá el margen de error y apoyará en brindar una exactitud en la información que tenga la empresa.

La planificación de la toma de inventarios contribuye en los planes de mejora de las operaciones, trabajando sobre las causas del proceso que pueden afectar la exactitud de los mismos, así se podrán corregir y mitigar estos errores sin que se afecte la operación o la rentabilidad de la empresa.

 

Artículo escrito por: Marco Espejo González, Consultor Logístico Senior y Docente en Materiales Logísticas de la Universidad del Pafícico.

Fuente: Revista Énfasis en Logística

Etiquetas: Supply Chain, Ejecución de la Cadena de Suministro, WMS, TMS, LMS, Slotting, Billing, Voice Technology, Planeación de la Cadena de Suministro, Demand Planning, S&OP, Supply Planning, Infor, Manhattan, Honeywell, Paragon, Tecsys