Planeación y Control de Inventarios



CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS ABC.

Damos  una mirada a una herramienta que permite cumplir funciones tanto de planeación y control al mismo tiempo: la segmentación de inventarios y más ampliamente a desarrollar en este artículo la clasificación ABC.

 

 Características y Estructura de la Segmentación ABC de Inventarios:

La clasificación ABC es una metodología que se puede aplicar a casi cualquier cosa que se quiera gestionar en una empresa y que genere algún tipo de movimiento bien sea de dinero, mercancías, etc., desde la cartera de clientes hasta el consumo de las materias primas. Por ejemplo, si se quiere analizar la composición y comportamiento de un inventario, el ABC ayuda en principio a determinar la participación de cada referencia o SKU en el movimiento total de dicho inventario e identificar los diferentes segmentos del mismo. A partir de allí entra a jugar un rol importante tanto el proceso de análisis como el analista mismo a cargo de revisar esos datos, pues sin el trabajo de análisis, el ABC como cualquier otra herramienta o modelo no puede trascender y aportar para mejorar una operación de forma constante.

El conocimiento sobre dicha participación y segmentación permite tener bases más sólidas para apoyar diversas decisiones que pueden ir desde la definición  de niveles de inventario hasta la asignación de ubicaciones en el almacenamiento, en el siguiente aparte desarrollaremos más tales aplicaciones.

Básicamente este modelo se basa en la aplicación del principio de la Ley de Pareto que dice: “… el 80% de los ingresos de una empresa provienen del 20% de sus clientes…” los cual se traduce en lo siguiente, a nivel de inventarios:

 

Los artículos “A” constituyen el 20% del total de productos y representan el 80% de las ventas (salidas en unidades o valor).
Los artículos “B” constituyen el 30% del total de productos y representan el 15% de las ventas (salidas en unidades o valor).
Los artículos “C” constituyen el 50% del total de productos y representan el 5% de las ventas (salidas en unidades o valor).

 

Para conocer en que rango de contribución se encuentra cada artículo, simplemente se genera una tabla con la participación individual de cada uno para luego obtener la participación acumulada (frecuencia acumulada en estadística), dicha participación acumulada coloca en la tabla en orden descendente, es decir, de mayor a menor lo que permite visualizar primero los artículo que integran ese 80% ósea los tipo A y así sucesivamente con los tipo B y tipo C.

Sin embargo, esta clasificación es solo un marco de referencia ya que pueden existir muchos más segmentos en un portafolio determinado, por ejemplo, supongamos que hay un artículo cuya participación individual es del 0,5% y es el último en el segmento de los tipo A, es decir, con su participación se llega a un 80% de contribución. El artículo siguiente tiene una participación individual del 0,45% pero como ya no se encuentra en el rango del 80%, entra a pertenecer al grupo B, pero si se mira de cerca en realidad entre los dos artículos no existe una diferencia tan relevante como para clasificarlos en grupo diferentes por lo que debieran estar en el mismo grupo para aplicarles las mismas políticas o estrategias según la razón por la que se haya construido el ABC. En este caso aparecen clasificaciones intermedias como AAA, AA, BB, entre otras para tener un mayor número de identificadores para cada segmento que se requiera.

En resumen la herramienta del ABC es un clasificador de ítems (referencias, clientes, proveedores, etc.) a partir del cual un analista puede tener información de referencia para tomar decisiones o correr un modelo más amplio como por ejemplo uno para calcular, como ya se ha mencionado, cantidades a mantener en inventario por referencia. Sin embargo, a pesar de ser simple su aporte es determinante y a lo largo de los años ha servido para generar enormes cifras en ahorros y beneficios para toda empresa que la ha empleado.

 

 Usos de la Segmentación ABC de Inventarios

Las aplicaciones de esta herramienta son bastante amplias, a continuación revisamos algunas de ellas incluso fuera del ámbito estricto de los inventarios:

Determinar niveles de inventario y cantidades a pedir, a partir de una información histórica de salidas (ventas), el ABC permite asignar frecuencias de pedido y niveles de servicio diferenciados por categorías de artículos. Por ejemplo, a un artículo A se le puede asignar una frecuencia de pedido semanal y un nivel de servicio del 98% mientras que para una artículo B la frecuencia podría ser quincenal y el nivel de servicio del 85%.  Los niveles de servicio, como se vio en la entrega pasada de esta serie de artículos, afectan directamente los niveles de inventario debido al impacto sobre los recursos para garantizar que las probabilidades de servir o no un artículo determinado en un momento específico se cumplan.

Definir estrategias de servicio diferenciadas. Analizando desde el punto de vista de los clientes, se pueden asignar tiempos de entrega diferentes para cada segmento de clientes, entre más consuma un cliente menor es el tiempo de entrega. Esto agrega una complejidad mayor a la planeación y balanceo del inventario pero permite concentrar los recursos comerciales de una forma más eficiente.

Asignar ubicaciones de almacenamiento. El ABC permite darle prioridad a los artículos que tienen mayor rotación para ser ubicados en una ubicación de mayor privilegio como más cerca de una puerta de salida, de una estación de alistamiento o a una altura más conveniente para su extracción (a nivel de piso cuando se usa un montacargas o a una altura media – para una persona promedio – en caso de una extracción manual). Sin embargo, no solo se pude tomar en cuenta en cuanta cantidades sale un producto de una bodega sino que se debe analizar, incluso de forma prioritaria su frecuencia de salida.

A este concepto se le conoce como Popularidad, y básicamente lo que pasa es lo siguiente: supongamos que un artículo se categoriza como tipo A debido a su número de salidas (10.000 por semana) y otro como tipo B (100 por semana), el primer artículo sale con una frecuencia diaria a un ritmo de 1.000 unidades por pedido, esto quiere decir que para poder cumplir con los despachos de ese artículo hubo que visitar diez veces su ubicación para extraerlo; el segundo artículo sale con una frecuencia también diaria pero a una tasa de cinco unidades por pedido lo que nos da un promedio de veinte visitas a su ubicación, esto nos indica que el segundo artículo requiere de más recorridos y de más recursos para ser despachado y  por ende necesita ubicarse en una ubicación más privilegiada.

Para el caso de las compras, el ABC además de ayudar con la parte de calcular cantidades y frecuencias a pedir, permite identificar los proveedores más críticos, entendiendo por críticos no solo aquellos a quienes más se les compra sino también  los que requieren ser desarrollados debido a su potencial o al hecho de proveer una referencia que si bien no se consume en muchas cantidades si resulta ser estratégica como por ejemplo un componente químico concentrado para hacer mezclas de harinas para panadería, entre otros múltiples casos que se pueden dar.

 

 En resumen el ABC se puede generar por:

 

 Salidas del inventario en cantidades y frecuencias
 Entradas del inventario en cantidades y frecuencias
 Costo y/o rentabilidad por artículo
 Participación de un cliente o proveedor en el movimiento total de venta o compra
 Criticidad o grado estratégico de un artículo o de un proveedor

 

Artículo escrito por:

Luis Anibal Mora
Gerente General
Revista High Logistics.